Olá! Hoje estou aqui para falar com vocês sobre erros (comuns e graves) cometidos em projetos de informatização na área de saúde. Neste artigo falaremos sobre as ILHAS DE INFORMAÇÃO do seu sistema.

A importância do uso da tecnologia da informação no setor Saúde

Sem dúvidas as tecnologias da informação e comunicação (também conhecidas como TICs) desempenham um papel importante na melhoria continua do atendimento a pacientes, na redução da burocracia e custos, e na disponibilização de informações precisas, atualizadas e qualificadas para gerir de forma responsável as instituições públicas e privadas do setor saúde.

Um bom projeto nesta área deve promover já desde o seu início:

1º). A organização dos setores e serviços da Instituição,
2º). A integração destes setores e das suas informações,
3º). A padronização da forma de trabalho e dos registros produzidos, tornando os mesmos legíveis e sistematizáveis, e
4º). A disponibilização de informações qualificadas para análise, avaliação e auditoria, servindo como base para a tomada de decisão.

Em vários projetos nesta área nos deparamos de fato, com resultados realmente alentadores, atingindo avanços concretos como:

• Desburocratização das rotinas de trabalho e dos serviços oferecidos.
• Eliminação de esforços desnecessários com redução do retrabalho, ocasionados geralmente pela falta de organização e integração das rotinas de trabalho.
• Aumento da agilidade e produtividade.
• Fornecimento de informações precisas, atualizadas e completas sobre os pacientes, independentemente do local de atendimento.
• Acesso rápido a registros e histórico do paciente, algo essencial para um atendimento seguro e eficiente.
• Compartilhamento de informações eletrônicas entre médicos e outros profissionais de saúde.
• Diagnóstico mais preciso, com redução de erros médicos e prescrição mais segura e confiável.
• Garantia de uma documentação mais completa e legível, promovendo a qualidade das informações e o faturamento, mais preciso e automatizado.
• Redução de custos através da diminuição de papelada, assim como a redução ou eliminação de duplicidades na solicitação e realização de exames complementares ao diagnóstico.
• Qualificação geral do atendimento e serviços prestados aos pacientes.

Nestes casos constatamos que a relação entre CUSTO (seja de dinheiro gasto ou esforços aplicados) e os BENEFÍCIOS obtidos é bastante adequada.

O surgimento das ILHAS DE INFORMAÇÃO nas instituições de Saúde

Porém na experiência de anos de atuação nesta área, e através do acompanhamento de diversos projetos de modernização gerencial em instituições de saúde, posso afirmar que é bastante comum nos depararmos com um erro comum e grave nesses projetos que é a criação, manutenção ou inobservância de verdadeiras Ilhas de Informação que, em muitos casos, trazem prejuízos substanciais nos resultados obtidos.

Para alinharmos o entendimento do que é uma Ilha de Informação em um projeto de Registros Eletrônicos de Saúde (RSE), ela pode ser qualquer pasta, aplicação, sistema, dispositivo ou mecanismo de registro manual ou eletrônico utilizado de forma rotineira e autônoma, por um ou mais setores ou serviços da sua instituição. Em muitos casos verificamos que os próprios setores de Tecnologia-TI e governança da informação da instituição não tem conhecimento e nem controle destas atividades e registros.

 

Estas Ilhas de Informação geralmente surgem do descontentamento de usuários do sistema informatizado oficial da instituição, no qual não encontram o atendimento e a solução para as suas próprias necessidades. Muitas vezes implementando e utilizando seus próprios métodos locais acabam contando com processos mais ágeis e simples de registro de informações que precisarão logo a seguir.

Infelizmente em muitas instituições de saúde que contam com um sistema informatizado que supostamente abrange todos os setores, serviços e rotinas de atendimento, é bastante comum encontrarmos registros paralelos, que são efetuados de forma rotineira. Estes registros acontecem através de planilhas do Excel, documentos do Word ou Outlook, mini sistemas em Access ou similares, ou até em fichas e livros de registros manuais.

Quando se analisa este assunto, constatamos que a presença destas Ilhas de Informação é mais comum de serem encontradas do que deveria acontecer.

Algumas causas para o surgimento das ILHAS DE INFORMAÇÃO

Dentre vários fatores que podem promover o estabelecimento de Ilhas de Informação em sua instituição, vou destacar 3(três) que são os mais comuns:

a). Planejamento Inadequado (ou inexistente) do projeto de informatização:

Como já abordei em um artigo anterior, um projeto de informatização de um setor ou uma instituição de saúde, deve obrigatoriamente ser precedido por um planejamento cuidadoso e criterioso, seja pela dimensão do projeto, da sua importância, dos seus custos financeiros e operacionais, e até pela possibilidade concreta de que, senão for bem planejado, pode dar muito errado!

Naqueles projetos que não são precedidos por um planejamento adequado, via de regra, a equipe gestora inicia o mesmo num cenário bastante adverso, sendo que:

1. Não conhece a realidade operacional da sua instituição,
2. Não conhece antecipadamente os processos e rotinas de trabalho,
3. Não discutiram com a sua equipe e funcionários o projeto proposto,
4. Não tinham clareza do escopo necessário para a contratação de uma “solução” tecnológica adequada.

A consequência lógica e mais provável nestes casos é que a sua instituição adquira uma solução (ou sistema) informatizado que não irá atender às suas necessidades.

Nós profissionais de saúde sempre nos indignamos ao ouvir de um paciente que ele esta se automedicando com um remédio, porque o seu vizinho ou um familiar próximo estava tomando ele e o recomendou. Isso é assustador, mas pensando bem se sabemos que o remédio do vizinho não é eficaz e pode ser perigoso para a saúde do nosso paciente, e que só se define uma prescrição medicamentosa após a realização de uma anamnese detalhada e da definição de um diagnóstico adequado, porque acharíamos que um sistema informatizado vai ser adequado para a nossa instituição, só pelo fato de outra instituição utiliza-lo?

Projetos de informatização na área de saúde não precedidos de planejamento tendem a serem mais caros, mais demorados e mais traumatizantes do que o necessário!

 

b). Gestão ineficiente do projeto de informatização:

Em outros casos, a instituição de saúde elaborou um projeto, mas no início ou durante o andamento do mesmo falha na sua gestão. Devemos ressaltar que a decisão de informatizar a nossa instituição de saúde representa uma ação estratégica, e como abordamos antes pode trazer resultados muito interessantes se for bem desenvolvida.

Neste sentido a equipe gestora e sua equipe técnica responsável pelo projeto, devem estar atentas e controlar para que os principais componentes do seu planejamento sejam respeitados e cumpridos, sejam eles: Objetivos geral e específicos, Escopo, Macro estimativas, Ciclo de vida do projeto, Cronograma, Envolvimento permanente dos Stakeholders (pessoas chaves da instituição com poder de decisão), Compromissos do projeto, Controle de riscos, Medição de Indicadores de evolução, Documentação e Execução, e as devidas Avaliações e ajustes periódicos.

Em várias instituições que apresentavam problemas ou ineficiência em seus projetos de informatização, tenho me deparado com o fato da equipe gestora da instituição delegar a gestão do projeto ao fornecedor do sistema de informações contratado.

A terceirização da gestão do projeto de informatização em instituições de saúde para a empresa fornecedora da solução tecnológica é, infelizmente, um fator que pode potencializar o insucesso do mesmo. Como resultado disso é frequente constatar custos elevados e não previstos, prazos não cumpridos, falhas sérias entre o acordado e o recebido. A absoluta falta de controle por parte da equipe gestora da instituição de saúde acaba tornando-a refém de um projeto desorganizado, desarticulado e, em muitos casos, sem fim.

 

c). Surgimento de um novo setor ou serviço que precisa ser integrado:

Em outros casos a instituição de saúde disponibiliza um novo setor ou serviço, seja ele de atendimento clínico ou administrativo, e neste caso podemos considerar tratar-se de uma exceção à regra em relação ao planejamento inicial do seu projeto.

Neste caso se a sua instituição possui um planejamento prévio ao início do projeto, e possui uma gestão adequada de todos os passos do projeto, contando com o funcionamento de um sistema informatizado estável e eficiente, o desafio fica mais fácil. Certamente deve ser planejada a inclusão deste novo serviço, e programada a integração do mesmo no sistema de informações da instituição.

É essencial que a equipe gestora realize o mapeamento das necessidades daquele novo setor, levante e formalize às suas rotinas e processos de trabalho, assim como os dados que deverão ser imputados no sistema, e as informações que precisarão ser extraídas de forma automática. Isto feito deve ser prioritária a integração deste novo setor no seu sistema de informações, evitando assim o estabelecimento de uma nova Ilha de Informação.

Problemas acarretados pelas ILHAS DE INFORMAÇÃO

O maior prejuízo decorrente da existência de Ilhas de Informação é a produção de dados e informações que são geradas em setores ou serviços da sua instituição, é que não estão sendo registrados eletronicamente na base de dados principal do seu sistema.

Caso a sua instituição trabalhe rotineiramente na análise, sistematização e disponibilização de informações qualificadas para a tomada de decisões responsáveis, esta perda parcial de dados e informações prejudica diretamente os resultados obtidos.

Caso a sua instituição não faça um trabalho dedicado e eficiente de gestão destas informações, certamente o problema é maior ainda. Neste caso talvez coubesse questionar o porquê a sua instituição gasta tempo e dinheiro neste processo de informatização?

Cada Ilha de Informação existente na sua instituição promove:

• (DES) Organização dos setores e da Instituição
• (NÃO) Padronização do trabalho e dos registros
• (NÃO) Integração dos setores e das informações

Desta forma o seu projeto acaba reduzindo consideravelmente os resultados inicialmente esperados de:

• Desburocratização dos serviços
• Eliminação de esforços desnecessários e redução de retrabalho
• Aumento da agilidade e produtividade
• Qualificação do atendimento e serviços prestados

Neste caso a relação entre CUSTO x BENEFÍCIO do seu projeto pode ser facilmente questionado.

O que fazer para combater as ILHAS DE INFORMAÇÃO nas instituições de Saúde

A minha recomendação e que a sua equipe gestora e responsável pelo projeto de informatização atuem permanentemente na:

1. Análise metódica e criteriosa de todos, e cada um, dos setores e serviços da sua instituição de Saúde.
2. Verificação de todo e qualquer registro que é rotineiramente realizado fora do sistema de informações.
3. Análise de qual é o motivo (ou motivos) e finalidade (ou finalidades) que levaram àquele setor a implementar a rotina de registro destas informações.
4. Avaliação técnica para definir se estes registros são realmente necessários e valiosos para a instituição, seja para controles internos, prestação de contas ou emissão de relatórios específicos.
5. E por fim que toda informação que seja, de fato, importante para a instituição seja incluída no registro das rotinas do sistema principal. Por outro lado, se após a avaliação da equipe gestora do projeto, chegar à conclusão que aqueles registros são desnecessários, que esta rotina seja eliminada, já que será uma atividade burocrática e ineficiente que, na maioria dos casos, trará prejuízos na agilidade e qualidade do atendimento.

Por isso sugiro à sua equipe gestora analisar este tema e começar com a máxima urgência a resolver a eventual existência de Ilhas de Informação na sua instituição de saúde.

Bem, certamente este artigo deve ter estimulado a análise inicial do que está acontecendo em sua instituição, por isso sugiro que você deixe os seus comentários sobre este tema. Relate também as experiências que você tem relacionadas a este assunto, sua participação é  muito importante!

Caso você tenha interesse em outros artigos como este, deixe a suas sugestões de temas na área de comentários aqui embaixo.

Agradeço muito pela sua atenção e até o nosso próximo encontro!

Walter Vázquez Clavera
Redes de Saúde
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