Para entender um pouco melhor o cenário envolvido neste tema, precisamos levar em conta que, por um lado temos as Instituições de Saúde, com os seus gestores e equipes gestoras, que trabalham com muita dedicação para obter e entregar resultados positivos, seja na produtividade, qualificação do atendimento ou gestão financeira da instituição.  Nesta busca de resultados, o uso da tecnologia obviamente é um meio que pode ajudar a atingir as metas propostas pelos gestores em suas instituições.

Por outro lado, as empresas que desenvolvem softwares trabalham para evoluir a cada dia seus sistemas, e oferecem estes sistemas às instituições de saúde. Não é raro se deparar com ofertas neste setor como, por exemplo: “Sistemas Modernos e Inovadores”, “Conjunto de Soluções Inteligentes”, “Sistemas Integrados de Fácil Operação”, “A Revolução Tecnológica da sua Instituição” e até em alguns casos tem quem afirme que, a simples implantação de um sistema pode “Eliminar o Absenteísmo no Atendimento Clínico a Pacientes”. Isto parece muito atrativo e sem dúvidas a escolha de um sistema de gestão é muito importante para uma instituição, e de tal forma, merece uma atenção especial para não cair em armadilhas e ter sucesso em seu projeto de modernização gerencial.

Por ter experiência na gestão de instituições de saúde e ter experiência como analista de negócios em empresas de tecnologia (TI), desenvolvendo sistemas de uso corporativo, posso te afirmar que, em boa parte dos projetos de modernização gerencial com a utilização de sistemas informáticos em instituições de saúde cria-se no início, ou no decorrer do projeto um verdadeiro abismo entre as partes envolvidas. Este abismo pode ser criado por diversos fatores, mas aqui eu vou destacar alguns dos mais comuns:

1º.  Trata-se de duas áreas de conhecimento distintas, Saúde e Tecnologia, que frequentemente tem dificuldades em dialogar.
2º. Pela falta de planejamento do projeto, ou a elaboração de um planejamento simplesmente ruim, que leva a cada uma das partes envolvidas a fazer esforços em direções distintas.
3º. Em muitos casos, por existir uma dicotomia entre a imagem passada por ocasião da venda do sistema, e a realidade do processo de implantação de um software de gestão nesta ou em qualquer outra área de atuação.

A partir da existência, ou da criação desse abismo, em muitos casos o seu projeto de modernização gerencial pode se tornar uma verdadeira dor de cabeça para a sua instituição de saúde. Para evitar esse cenário indesejado e muito comum em projetos deste tipo vou apresentar a vocês agora, 5 coisas que a sua Instituição deve fazer antes de contratar um Software de Gestão na área de Saúde.

A primeira coisa que a sua instituição deve fazer antes de contratar um Software de Gestão na área de Saúde, é CONHECER O MODELO DE ORGANIZAÇÃO E AS ROTINAS DE TRABALHO DA SUA INSTITUIÇÃO.

Após vários anos acompanhando projetos em instituições que adquiriram software de gestão, iniciaram seus projetos e passaram a ter problemas na evolução e na implantação desses projetos, nos quais os gestores não tinham:

1º. Um CONHECIMENTO CLARO E ATUALIZADO DA PRÓPRIA HIERARQUIA ORGANIZACIONAL da sua instituição (em muitos lugares conhecido como organograma da instituição). Neste sentido, esses gestores, não tinham em mãos informações sobre quais são os diferentes cargos, quais são as diferentes atribuições, e quais são as diferentes responsabilidades de cada um dos setores existentes naquela instituição. O que cada um faz? Do que cada um é responsável? E quais são as inter-relações e o matriciamento de responsabilidades no atendimento e na administração da instituição como um todo?
O conhecimento destas questões e desta estrutura em detalhes é um fator importantíssimo e, em muitos dos projetos que acompanhei os gestores não tinham estas informações em mãos e de forma clara.
2º. A segunda coisa importante, depois que a equipe gestora conheça o organograma, este esteja atualizado, e seja de conhecimento e domínio de todos, é CONHECER A ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO da sua instituição.  

É preciso entender que uma instituição de saúde, seja ela uma Unidade Básica ou uma Clínica Particular menor, seja uma Clínica de Especialidades de médio porte, seja uma Unidade Hospitalar, seja uma rede privada ou intermunicipal de unidades de saúde, tem em cada um dos seus pontos de atendimento a pacientes, algo que podemos representar como uma “célula” que possui um funcionamento próprio. Essa organização de trabalho de cada uma de estas “células” deve ser conhecida, seja nas suas ROTINAS DE TRABALHO, seja nos seus FLUXOS DE TRABALHO. Estas são duas coisas dentro da ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO que a equipe gestora precisa conhecer de forma detalhada. É necessário conhecer que são os atores envolvidos, quais são as tarefas realizadas e quais são as interdependências entre atores-tarefas no universo daquela “célula”, num primeiro momento, e depois de conhecer cada um dos setores e a sua forma de trabalho, a sua equipe poderá evidenciar as inter-relações entre os diferentes setores.

Isto é fundamental de se conhecer para começar a fazer uma gestão qualificada em instituições de saúde, principalmente se você pretende iniciar um projeto de MODERNIZAÇÃO GERENCIAL da sua instituição de saúde. Qual seria meu parâmetro para dizer que vou modernizar algo, se eu não conheço de forma detalhada e clara a minha realidade?

Por tudo o que falamos até aqui posso afirmar que, é fundamental se conhecer o MODELO DE ORGANIZAÇÃO e as ROTINAS DE TRABALHO de uma instituição antes de iniciar um projeto de modernização gerencial com o uso de sistemas de gestão!

A segunda coisa que a sua instituição deve fazer antes de contratar um Software de Gestão na área de Saúde, é COMBINAR COM O SEU PESSOAL UMA POSSÍVEL “MUDANÇA RADICAL”.

Outro problema frequentemente encontrado no acompanhamento de projetos em instituições que adquiriram software de gestão e iniciaram seus projetos, passando a enfrentar sérios problemas foi o fato desses gestores não ter trabalhado, de forma colaborativa e participativa, com as suas equipes profissionais.

Entendendo um líder como alguém que possui a habilidade de influenciar pessoas para trabalhar com entusiasmo, visando atingir objetivos comuns, e inspirando confiança por meio do seu caráter, o DIALOGO e a TRANSPARÊNCIA são valores imprescindíveis no dia a dia da instituição. Toda equipe gestora de uma instituição de saúde deve ter muito claro que um projeto de modernização gerencial promoverá uma mudança radical no entorno e no trabalho de cada funcionário. Por esta razão o modelo de trabalho a ser adotado deve ser construído de forma conjunta e transparente.

Se algum gestor de saúde imaginar que pode levar a sua equipe a entregar resultados num projeto de modernização gerencial, sem discutir este projeto antecipadamente com eles, está muito enganado!

Bem agora que a sua equipe já fez o mapeamento de forma detalhada do modelo de organização e as rotinas de trabalho de cada um dos setores da sua instituição, e discutiram de forma conjunta e participativa com o seu pessoal as mudanças desejadas, a sua equipe tem os subsídios necessários para passar ao terceiro passo que é SABER DE FATO, QUAIS SÃO AS NECESSIDADES REAIS DA SUA INSTITUIÇÃO.

Nesta etapa é fundamental que a sua equipe liste de forma clara, Quais são os problemas enfrentados? e Quais são as soluções propostas para cada um dos problemas apontados?
Vejam bem que aqui a gente não está discutindo tecnologias, mas sim questões organizacionais e estruturais da sua instituição.

Quando concluírem este trabalho sugiro que os ordenem por prioridade de necessidade de solução, tem várias formas de fazer isto mas, neste caso sugiro a utilização na Matriz SWOT que ajudará muito na proposição de uma estratégia de ação para a sua instituição.

Agora que a sua equipe já fez o mapeamento de forma detalhada do modelo de organização e as rotinas de trabalho de cada um dos setores, discutiram de forma conjunta e participativa com o seu pessoal as mudanças desejadas, e definiram de forma clara e priorizada as necessidades reais da sua instituição, está na hora de irmos para a quarta etapa que prevê  CONHECER O SUFICIENTE SOBRE TECNOLOGIA PARA CONTRATAR UM PROJETO DESTA MAGNITUDE (E CUSTO!).

Esta análise técnica precisa ser feita de forma criteriosa e objetiva. Vejam que ainda não estou falando deste ou daquele produto, desta ou de aquela empresa fornecedora, estou me referindo ao MODELO DE ARQUITETURA tecnológica do seu projeto.

Aqui cabem algumas (de muitas) questões que devem ser analisadas e decididas pela equipe gestora e técnica do projeto de modernização gerencial. Eu vou apresentar aqui apenas nove exemplos que considero sejam interessantes neste nosso exercício:

1º. O sistema que vocês pretendem utilizar funcionará 100% On-line, 100% Off-line, ou deverá seu uma solução mista?
2º.   A infraestrutura que atenderá o seu projeto estará hospedada na sua instituição ou estará hospedada na nuvem?
3º. O projeto será composto por um software único ou por um conjunto de softwares integrados (ou não integrados)?
4º. Existirá uma estratégia de contingenciamento para os momentos em que o sistema estiver inoperante?
5º. O sistema a ser contratado deverá ter alguma certificação de qualidade específica?
6º. O sistema a ser contratado deverá estar 100% em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, publicada aqui no Brasil em 2018?
7º. Qual será a sequência dos trabalhos da instituição, se eventualmente, o contrato com o fornecedor for descontinuado?
8º. Existem equipamentos e serviços que serão necessários para garantir o início e o andamento do projeto, como por exemplo, computadores ou acesso a internet?
9º. A instituição possui dotação orçamentária e recursos financeiros para realizar o projeto no tempo previsto?

Certamente nesta análise cabem outras várias dezenas de perguntas importantíssimas, e que serão fatores determinantes no sucesso (ou no insucesso) do seu projeto de modernização gerencial com o uso de tecnologia.

Bem agora que a sua equipe já fez o mapeamento de forma detalhada do modelo de organização e as rotinas de trabalho de cada um dos setores, discutiram de forma conjunta e participativa com o seu pessoal as mudanças desejadas, e definiram de forma clara e priorizada as necessidades reais da sua instituição, e definiram o modelo arquitetônico da solução desejada, está na hora de irmos para a quinta etapa que prevê ELABORAR UM PLANEJAMENTO ADEQUADO DO PROJETO DE INFORMATIZAÇÃO DA SUA INSTITUIÇÃO.

Apesar de apresentar este conteúdo a gestores e técnicos de instituições de saúde, me vejo na obrigação de afirmar que SIM um projeto de informatização precisa de um planejamento adequado! Muitos dos projetos que tenho visto e que não estavam dando certo tinham um forte vínculo com o fato de que os gestores responsáveis pela instituição não haviam se dedicado ao planejamento do projeto, ou que acho ainda pior, terem terceirizado esse planejamento para uma empresa fornecedora de software já contratada para informatizar a sua instituição. Vale a pena reforçar que a instituição de saúde é, obviamente, de responsabilidade exclusiva da sua equipe gestora tanto nos resultados obtidos, quanto no dinheiro investido (ou gasto) nos seus projetos.

Nesta fase de planejamento e preparação para o devido gerenciamento do projeto, a minha dica e que é que a sua equipe busque definir fases claras do projeto. Desta forma será possível trabalhar com setores específicos e com as suas rotinas de trabalho. Informatizem esse setor, estabilizem bem o funcionamento do sistema e só depois iniciem o próximo setor.

Além das metodologias tradicionais de planejamento e preparação para o gerenciamento do projeto sugiro a utilização de Metodologias Ágeis, dentre as quais destaco o SCRUM, na execução dos seus projetos.  

Para finalizar reforço que considero estes 5 passos pré-requisitos fundamentais para obter sucesso em projetos de modernização gerencial, tanto na área de saúde, como em outras áreas da administração de instituições públicas  e privadas.

Bem espero ter colaborado com gestores e equipes técnicas que estão iniciando seus projetos de modernização gerencial, através do conteúdo abordado neste artigo.

Caso vocês tenham interesse em outros artigos como este sugiro que utilize o mecanismo de comentários disponibilizado aqui abaixo deste artigo. Seus comentários são muito importantes para saber das suas experiências relacionadas ao assunto abordado neste artigo e sugerir novos temas. Agradeço pela sua atenção e até o nosso próximo encontro!

Walter Vázquez Clavera
Coordenador das Redes de Saúde
contato@redesdesaude.com.br